LO QUE DEBES SABER SOBRE EL REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS ELECTRÓNICO

Primera Parte 

El Registro de Activos Fijos Electrónico se encuentra dentro de los libros obligados para los contribuyentes designados como principales de la Intendencia de Principales Contribuyentes Nacionales, siempre que se encuentren obligados a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta y sus ingresos brutos, en el ejercicio anterior, sean iguales o mayores a 3 000 UIT (S/ 11´550,000.00 Nuevos Soles, se considera la UIT del 2015 que fue igual a S/ 3850.00).

Así mismo, este registro como tal sea físico o electrónico, es obligatorio en la medida que la empresa necesite sustentar para efectos de gasto la depreciación, tal como lo señala el inciso f) del artículo 22º del Reglamento del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta. Si lo quisiéramos ver de otra manera sería para contribuyentes del:

- Régimen General y del nuevo

- Régimen MYPE Tributario (RMT) [1]

Es decir, no existen parámetros mínimos para resultar obligado a este registro, por lo que todo contribuyente de los regímenes indicados que tenga al menos un activo fijo de su propiedad o lo haya adquirido a través de un arrendamiento financiero (Leasing), o contratos de naturaleza similar por el que tenga los riesgos y beneficios del mismo se encontrará obligado a su elaboración. No obstante, sólo se requerirá que sea electrónico en la medida que se encuentre comprendido dentro de los contribuyentes del primer párrafo.

Registro de Naturaleza Tributaria

Es preciso recalcar que este registro es netamente tributario, así incluso lo precisa el Informe N° 006-2014/SUNAT (Disponible Aquí) al concluir lo siguiente: “En el Registro de Activos Fijos se debe registrar la depreciación que se determine conforme a la normativa del Impuesto a la Renta”.

Así pues, si Ud. tiene una depreciación para efectos contables no existe ninguna prohibición de llevar un registro adicional para dichos efectos. Pero que quede claro que estos registros son para efectos tributarios. De existir diferencias estos tendrán que ajustarse de manera contable, ello por cuanto a la norma tributaria indica en el antepenúltimo párrafo del inciso b del artículo 22 del reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta: “La depreciación aceptada tributariamente será aquélla que se encuentre contabilizada dentro del ejercicio gravable en los libros y registros contables, siempre que no exceda el porcentaje máximo establecido en la presente tabla para cada unidad del activo fijo, sin tener en cuenta el método de depreciación aplicado por el contribuyente.”. 

La única situación donde no se solicita la contabilización de la depreciación es para efectos de activos fijos que se encuentren en arrendamiento bajo la modalidad de arrendamiento financiero a que se refiere el D. Leg. 299, así lo señaló la RTF N° 00986-4-2006 la misma que puede descargar desde el siguiente link [2]: (Descarga RTF Aquí).

Sub Libros del Activo fijo

Este libro electrónico está conformado por 3 sub libros:

- 7.1 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS REVALUADOS Y NO REVALUADOS [3]

- 7.3 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DETALLE DE LA DIFERENCIA DE CAMBIO [4]

- 7.4 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS BAJO LA MODALIDAD DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO AL 31.12

Información que comprende

La información que debe contener este registro es la solicitada por el anexo 2 de la Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y modificatorias. EL último anexo vigente se encuentra a su disposición en el siguiente link: Descarga Anexo 2. A continuación, pasaremos a detallar los campos que comprenden el citado anexo:

Detalles de Operación Contable

- Periodo. - Al ser el registro de activos fijos un libro de periodicidad anual el período que se deberá colocar en este campo será con la siguiente estructura: AAAA0000, donde: AAAA es el año que corresponde el registro.

- Código Único de la Operación (CUO). - Es la llave única o clave única o clave primaria del software contable que identifica de manera unívoca el asiento contable. Debe ser el mismo consignado en el Libro Diario. Este es uno de los cambios más radicales del presente registro ya que a diferencia de anteriores versiones o incluso del registro de activos fijos físico toda la operación se describe en una sola línea. Sin embargo, al requerir la presencia del CUO implica que cada asiento por depreciación, mejora, adquisición, etc. le corresponde un CUO distinto, ello implica que no pueda colocarse la información en una sola línea como se estilaba anteriormente, sino que ahora un solo activo fijo podría tener hasta 20 líneas si es que fuera el caso. 

Para conocer más acerca del CUO te invito al siguiente enlace: Conoce Más Aquí.

- Número correlativo del asiento contable. - El primer dígito debe ser: "A" para el asiento de apertura del ejercicio, "M" para los asientos de movimientos o ajustes del mes o "C" para el asiento de cierre del ejercicio. Esto refuerza más la intención del legislador ya que indica que en efecto pueden existir líneas distintas para un mismo activo fijo, A tratándose de asientos de apertura saldos iniciales del activo fijo, M para movimientos. 

En relación a la C es casi improbable que suceda, ya que no es una cuenta de cierre para efectos contables, pese a ello y debido a que en principio estos libros se generan desde sistemas contables, el legislador se ha puesto en la situación que un contribuyente quiera registrar operaciones por períodos cerrados donde el sistema contable automáticamente les asigna el código C por que presume que es un asiento de cierre.

Datos de identificación del Vehículo

- Código del catálogo utilizado. - Sólo se podrá incluir las opciones 3 y 9 de la tabla 13. Esta tabla se encuentra disponible en el siguiente enlace: Descarga Anexo 3. Los códigos a que se hacen referencia son:

3 GS1 (EAN-UCC)

9 OTROS

          

El código 3, es para aquellos que utilicen la codificación internacional GS1, si gusta conocer más sobre este código ingrese a: http://www.gs1pe.org/

- Código propio del activo fijo correspondiente al catálogo informado. - Este dato es de carácter obligatorio y se considera campo llave, y ello por cuanto se entiende permitiría enlazar todos los movimientos de un activo fijo.

- Código de la existencia, de acuerdo al Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras. - Este código es obligatorio recién a partir del 01.01.2018 y es establecido por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE). El mismo que puede descargarse desde el siguiente acceso: Descarga Código OSCE

- Código del tipo de Activo Fijo. – Se debe colocar un valor según corresponda a:

1 NO REVALUADO O REVALUADO SIN EFECTO TRIBUTARIO

2 REVALUADO CON EFECTO TRIBUTARIO

Se indicará 1 para indicar que el activo no ha sido materia de revaluación o que habiendo sido revaluado este no tiene efecto tributario al no ser considerado para efecto de determinar el costo computable de los bienes ni su depreciación. Tal es el caso del régimen dispuesto en el numeral 2 del art. 104 de la Ley del Impuesto a la Renta aplicable a la Reorganización de Sociedades. [5]

El numeral 2 es exclusivamente para aquellas revaluaciones que si tienen efecto tributario al ser computable como costo el valor por los cuales fueron revaluadas. Tal es el caso del régimen dispuesto en el numeral 1 del art. 104 de la Ley del Impuesto a la Renta aplicable a la Reorganización de Sociedades [6].

- Código de la Cuenta Contable del Activo Fijo. -  En ese campo se registrará la cuenta contable a nivel de divisionaria de identificación del activo fijo o depreciación de ser el caso.

- Estado del Activo Fijo. – Se deberá seleccionar entre los siguientes códigos:

1 ACTIVOS EN DESUSO

2 ACTIVOS OBSOLETOS

9 RESTO DE ACTIVOS

Cabe precisar que tratándose de activos fijos en desuso u obsolescencia estas deberán estar debidamente acreditados y sustentados por informe técnico dictaminado por profesional competente y colegiado. Así lo dispone el penúltimo párrafo del art. 22 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta.

- Descripción del Activo Fijo. – En ese campo se registrará una breve descripción del activo fijo. Este campo es de carácter obligatorio.

- Marca del Activo Fijo. -  Registrar la marca del activo fijo de corresponder en caso contrario registrar un guión “-”.

- Modelo del Activo Fijo. - Registrar el modelo del activo fijo de corresponder en caso contrario registrar un guión “-”.

- Número de serie y/o placa del Activo Fijo. - Registrar el número de serie y/o placa del activo fijo de corresponder en caso contrario registrar un guión “-”.

Detalle de Importes Movimientos del Activo Fijo

- Importe del saldo inicial del Activo Fijo. – Este importe deberá provenir del asiento de apertura y por ende el campo 3 debiera comenzar con “A”.

- Importe de las adquisiciones o adiciones de Activo Fijo. – Importe para el caso de adquisiciones que se puedan realizar en el ejercicio económico. De ser el caso el CUO de esta transacción debiera coincidir con el CUO anotado en el registro de compras.

- Importe de las mejoras del Activo Fijo. – Para este importe se consideran lo que establecen la Norma Internacionales de Contabilidad N° 16 disponible Aquí: Descarga NIC 16, en aplicación por lo dispuesto en el artículo 33 de la Ley del Impuesto a la Renta. De esta manera se aplicaría el párrafo 10 de la NIC 16 que establece: “La entidad evaluará, de acuerdo con este principio de reconocimiento, todos los costos de propiedades, planta y equipo en el momento en que se incurre en ellos. Estos costos comprenden tanto aquéllos en que se ha incurrido inicialmente para adquirir o construir una partida de propiedades, planta y equipo, como los costos incurridos posteriormente para añadir, sustituir parte de o mantener el elemento correspondiente.”

- Importe de los retiros y/o bajas del Activo Fijo. - Para este importe se consideran lo que establecen las Normas Internacionales de Contabilidad, en aplicación por lo dispuesto en el artículo 33 de la Ley del Impuesto a la Renta. Aplicación de párrafos 67 a la 72.

- Importe por otros ajustes en el valor del Activo Fijo. – Si aplica también las Normas internacionales de Contabilidad.

Detalle de revaluaciones y Ajustes

- Valor de la revaluación voluntaria efectuada. – En el caso que se haya optado por esa opción de manera voluntaria indicar el valor correspondiente.

- Valor de la revaluación efectuada por reorganización de sociedades. – En el caso haya optado por cualquiera de los regímenes previstos. Deberá anotar el importe de la revaluación que se efectuó.

- Valor de otras revaluaciones efectuada. - Para el caso genérico de revaluaciones.

- Importe del valor del ajuste por inflación del Activo Fijo. – De ser necesaria, en caso que no existe registrar 0.00.

Detalle para la Determinación de la Depreciación

- Fecha de adquisición del Activo Fijo. -  Fecha en que adquirió el activo fijo en formato DD/MM/AAAA.

- Fecha de inicio del Uso del Activo Fijo. -  A diferencia de la norma contable donde la depreciación se inicia cuando está lista para su uso [7], el inciso c del art.  22 del Reglamento de la Ley del impuesto a la renta regula en relación a la depreciación lo siguiente: “Las depreciaciones que resulten por aplicación de lo dispuesto en los incisos anteriores [8] se computarán a partir del mes en que los bienes sean utilizados en la generación de rentas gravadas.”

- Código del Método aplicado en el cálculo de la depreciación. -  Indicar alguno de los siguientes valores siguientes:

1 LÍNEA RECTA

2 UNIDADES PRODUCIDAS

9 OTROS

- Número de documento de autorización para cambiar el método de la depreciación. – En relación a este punto el inc. d del artículo 22 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, indica:  "La SUNAT podrá autorizar porcentajes de depreciación mayores a los que resulten por aplicación de lo dispuesto en el inciso b), a solicitud del interesado y siempre que éste demuestre fehacientemente que en virtud de la naturaleza y características de la explotación o del uso dado al bien, la vida útil real del mismo es distinta a la asignada por el inciso b) del presente artículo. La solicitud para la autorización de cambio de porcentaje máximo de depreciación anual debe estar sustentada mediante informe técnico que, a juicio de la SUNAT, sea suficiente para estimar la vida útil de los bienes materia de la depreciación, así como la capacidad productiva de los mismos. Dicho informe técnico deberá estar dictaminado por profesional competente y colegiado o por el organismo técnico competente. Sin perjuicio de lo anteriormente señalado, la SUNAT queda facultada a requerir la opinión del organismo técnico competente o cualquier información adicional que considere pertinente para evaluar la procedencia o improcedencia de la citada solicitud. El cambio de porcentaje regirá a partir del ejercicio gravable siguiente a aquél en que fuera presentada la solicitud, siempre que la SUNAT haya autorizado dicho cambio. Dicha entidad deberá emitir su pronunciamiento en el plazo máximo de noventa (90) días contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud.”

De no haber solicitado ningún cambio en este campo se puede colocar un guión “-”.

- Porcentaje de la depreciación. -  De acuerdo a los previstos por el inc. b del art. 22 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta.

Detalle de Importes de Depreciación

- Depreciación acumulada al cierre del ejercicio anterior. – Depreciación que corresponde al ejercicio anterior. Para el caso del registro de activos fijos será el importe acumulado de depreciación al inicio del ejercicio. Es decir, el campo 3 correlativo iniciará con “A” de corresponder.

- Valor de la depreciación del ejercicio sin considerar la revaluación. – Se refiere a la depreciación que corresponde al ejercicio normal de la actividad con aplicación de los porcentajes previstos en el inc. b del art. 22 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta.

- Valor de la depreciación del ejercicio relacionada con los retiros y/o bajas del Activo Fijo. - De corresponder. En este campo se indica el importe concerniente a la depreciación asociada a retiros y/o bajas del activo fijo.

- Valor de la depreciación relacionada con otros ajustes. – De corresponder ajustes realizados durante el ejercicio.

- Valor de la depreciación de la revaluación voluntaria efectuada. – En el supuesto que haya depreciado, indicar el valor de la depreciación vinculada al activo fijo objeto de revaluación.

- Valor de la depreciación de la revaluación efectuada por reorganización de sociedades. – Tratándose de reorganización de sociedades, sin tener en cuenta el efecto tributario de la misma.

Valor de la depreciación de otras revaluaciones efectuadas. – Tratándose de revaluaciones genéricas distintas a las del campo 32 o 33.

- Valor del ajuste por inflación de la depreciación. – En el caso que corresponda. En caso contrario 0.00.

Indicador de Operación

Deberá indicar alguno de los siguientes valores según corresponda:

- Registrar '1' cuando la operación corresponde al periodo.

- Registrar '8' cuando la operación corresponde a un periodo anterior y NO ha sido anotada en dicho periodo.

- Registrar '9' cuando la operación corresponde a un periodo anterior y SI ha sido anotada en dicho periodo.

Habiendo explicado los conceptos de cada uno de los campos pasaremos a realizar el siguiente caso práctico:

En este post la segunda parte: Ir al caso práctico

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[1] El numeral 4.1 del artículo 4 del Decreto Legislativo N° 1269 establece que: “Los sujetos del RMT determinarán la renta neta de acuerdo a las disposiciones del Régimen General contenidas en la Ley del Impuesto a la Renta y sus normas reglamentarias.”

[2] Se trató de descargar la RTF directamente de la página del Tribunal Fiscal, pero a la fecha de la presente no se pudo realizar, por lo que se optó por subir el documento directamente a Google Drive para efectos de compartir.

[3] El formato 7.2 jamás existió para este registro electrónico sólo para el registro de activos fijos llevado de manera física.

[4] Sub libro que se dejó de llevar tácitamente al ser derogado el inc. f del artículo 61 de la Ley del impuesto a la renta, por el decreto legislativo 1112, vigente desde el año 2013 que señalaba que: “Las diferencias de cambio originadas por pasivos en moneda extranjera relacionadas con activos fijos existentes o en tránsito u otros activos permanentes a la fecha del balance general, deberán afectar el costo del activo. Esta norma es igualmente de aplicación en los casos en que la diferencia de cambio esté relacionada con los pagos efectuados en el ejercicio. La depreciación de los activos así reajustados por diferencias de cambio, se hará en cuotas proporcionales al número de años que falten para depreciarlos totalmente.”

Así pues, al no afectar el costo y por ende la depreciación de estos activos este sub libro dejó de presentarse con información. No obstante, persiste el formato en tanto algún contribuyente tenga la necesidad de realizar alguna corrección por los ejercicios anteriores al 2013.

[5] Dicho numeral indica: “Si las sociedades o empresas acordaran la revaluación voluntaria de sus activos, la diferencia entre el mayor valor pactado y el costo computable determinado de acuerdo con el Decreto Legislativo Nº 797 y normas reglamentarias no estará gravado con el Impuesto a la Renta, siempre que no se distribuya. En este caso, el mayor valor atribuido con motivo de la revaluación voluntaria no tendrá efecto tributario. En tal sentido, no será considerado para efecto de determinar el costo computable de los bienes ni su depreciación.”

[6] Dicho numeral indica: “Si las sociedades o empresas acordaran la revaluación voluntaria de sus activos, la diferencia entre el mayor valor pactado y el costo computable determinado de acuerdo con el Decreto Legislativo Nº 797 y normas reglamentarias estará gravado con el Impuesto a la Renta. En este caso, los bienes transferidos, así como los del adquirente, tendrán como costo computable el valor al que fueron revaluados.”

[7] El párrafo 55 de la NIC 16 señala: “La depreciación de un activo comenzará cuando esté disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la gerencia”.

[8] Haciendo referencia al inc. a y b del referido artículo.